Operational Guidelines

総務部 業務引き継ぎマニュアル

概要 (Abstract)

本ドキュメントは、総務部の年間スケジュール、主要な会議運営、および施設管理などの業務内容を体系的にまとめたものである。新任担当者の円滑な業務習得、ならびに日々の業務フローの確認・標準化を目的とし、可読性と実用性を重視して編纂されている。

Section 1 年間主要スケジュール

総務部の1年間の流れと、特に締め切りを意識すべき業務の一覧です。

月 項目 開催・タスク内容 / 備考
4月 定期総会 第1週に開催 (最重要イベント)
※準備は前年11月から開始
5月 理事会 公民館の予約（3ヶ月前）など
6月 理事会 / 運営委員会 会議運営、テーマ設定、案内通知
7月 ルームアドバイザー連絡会 7/15開催。案内通知、レジュメ作成
8月 意見交換会準備 / 三大行事準備 高齢者福祉課、社会教育課等への連絡
9月 理事会 / 掲示板更新 三大行事ポスター掲載（1ヶ月前）
10月 理事会 / 体育祭 ルームアドバイザー連絡会(10/7)、体育祭
11月 芸能大会 / 船橋をきれいにする日 第4日曜日開催。次期会長選出準備(11-12月)
12月 ルームアドバイザー連絡会 12/2開催。
1月 理事会 -
2月 理事会 / 新任理事説明会 2〜3月にかけて実施。案内通知(いけばな封入)
3月 作品展 / 次年度計画 事業報告・計画策定、総会資料作成・提出

Section 2 最重要イベント：定期総会（4月第1週）の準備タスク

総会に向けた準備は、前年の11月から長期的に進めます。

時期 タスク内容 詳細・備考
11月 会場使用予約依頼 高齢者福祉課へ依頼
2月 来賓案内状作成
  • 挨拶予定3名：市長（秘書課）、教育長、市議会議長
  • その他来賓：健康福祉局長、高齢者福祉部長、生涯学習部長、高齢者福祉課長、社会教育課長、公益財団法人船橋公園協会市民大学校事業課長
  • 返信ハガキを封筒に封入して発送
3月 総会資料作成
  • 予算、事業報告、議案書の作成
  • 高齢者福祉課へ事前提出
直前 会場設営・備品準備
  • 立て看板、ポスターの準備
  • 講堂設備（吊り看板、演台、マイク）の確認
  • 受付用品チェックリスト、座席配置図、進行シナリオの用意
当日 会場運営
  • 司会、議長用進行シナリオに沿った進行
  • 出席者数チェック

Section 3 会議・委員会の運営業務

理事会

開催月: 5月、6月、9月、10月、1月、2月

事前準備タスク:

  • 公民館の予約（3ヶ月前の1日）
  • 講堂使用設備の事前確認（立ち会い含む）
  • 配布資料作成・印刷（理事会レジュメ等）
  • 来賓・表彰等の準備（表彰状、記念品等）

当日タスク:

  • 会場設営（名札・出席者チェック）
  • 会議の運営・議事録の作成

運営委員会

開催日時: 毎月末 金曜日 15:00〜

タスク:

  • テーマ設定
  • 案内通知（LINE送信含む）
  • レジュメ作成、議事録作成

意見交換会

8月開催向け: 市関係者（社会教育課、高齢者福祉課等）への連絡

10月開催向け: 顧問へ実施通知、ハガキ封入

共通タスク: 会場・公民館予約、案内通知、レジュメ作成・印刷等

DX推進 / 同好会

【DX推進】

毎月第1金曜 13:00〜。HP作成・管理（公民館予約・案内通知等）

【同好会実行委員会】

体育祭・芸能大会・作品展に各3名選出。作品展受付3名割当。

Section 4 事務・施設管理・広報業務

① 施設予約・管理システム

  • 船橋市生涯学習施設予約管理システム（公民館予約）: 3年ごとに更新（本部・総務・広報・会計が関与）
  • 勤労市民センター 予約: 利用登録更新、抽選申込、随時予約を実施。
    • 中心施設：利用3ヶ月前の21日 AM9:00 〜 月末23:00
    • 会議室：利用2ヶ月前の1日 〜

② 広報・掲示板対応

  • 市民力発見サイト: 三大行事の案内、ポスター、チラシのアップロード。3月に活動報告・計画をアップロード。
  • みんなの掲示板へのポスター掲示:
    • 三大行事ポスターを掲載（開催1ヶ月前の9月・10月・2月）。
    • 都市計画課・景観係への利用申請が必要。
    • 市内16箇所分、ポスター（規格60cm×45cm）製作、保護カバー付。
    • ※掲載・配布は文化部と連携して行う。

③ 福祉バス利用事務

  • 借上料補助金交付申請（地域福祉課へ提出）
  • 借上料実績報告書（地域福祉課へ提出）

Section 5 その他 随時業務・サポート

日々の業務や、時期に合わせて適宜対応する業務です。

名簿の作成・管理

  • デジタル会員名簿の作成
  • 理事名簿・顧問名簿の作成と更新

新任理事への対応

  • 説明会の実施（3月）
  • 新任理事用名札（ホルダー付）の作成

出前講座の企画・運営

  • 公民館・施設への申請、講師派遣依頼
  • 当日の会場設営、受付、アンケート集計

市民活動サポートセンター関連

  • 利用登録団体のロッカー貸出更新手続き（3月）
総務部 懇親企画: パークゴルフ、ハイキング、各種施設（博物館・美術館等）の見学・利用などの企画運営。