Committee Meeting Minutes
日時
2026年5月29日（金） 15:00〜
場所
海神公民館
出席者
運営委員会メンバー 一同
基本方針
単なる話し合いの場にとどめず、「決定事項を実行に移す」実効性の高い組織づくりを目指す。
実行力のある組織として再定義。意思決定から実行にいたるまでのスピード感を最重要視します。
1つの部署への過剰な負荷を是正。新規立ち上げ等は運営委員会直轄とし、推進部は「各同好会との活動状況収集・ニーズ吸い上げ等のコミュニケーション」に専念します。
これまでのセレモニー的な運用を改め、会計部が一元管理を行います。また、各同好会の活動実態をHP等で会員へ広く周知する活動を強化します。
同窓会の魅力を十分に伝え、新入生の入会を協力に促す重要なツールとして、制作内容および配布タイミングの抜本的な見直しを行います。
【変更の理由】
4月の入学時は新入生自身も状況把握が難しく、配布効果が薄いと判断。
【新方針】
卒業を意識し始める9月〜12月頃に重点を置き、配布と説明を集中的に行う方向で調整。
同窓会運営における重要課題として、RA（ルームアドバイザー）との関係性を再構築し、互いの役割と期待をクリアに定義します。
【日時・場所】
6月24日（水）15:45〜 ／ 勤労市民センター 第1講習室
【目的】
新体制の方針共有、およびRAを通じた同窓会への入会協力要請。
対立構造を注意深く避け、「リラックスした雰囲気」を保ちつつも、同窓会として伝えるべき重要事項は曖昧にせず明確に伝える演出を行います。
アイデアを公平かつ円滑に形にするため、ブラックボックス化を排し、透明性の高い明確なルール（マニュアル案）を策定します。
アイデア提出
提案者が事務局へ申請書を提出。
事前確認
総務部が会則、予算、安全面の初期チェックを実施。
委員会協議
運営委員会にて「楽しさ」「無理がないか」を議論。
最終決定
運営委員会での合意をもって正式に承認。
多くの会員が楽しめるか
一部の人間だけに閉じず、開かれた活動であるかを審査。
提案者一人に負担が集中しないか
持続可能性の観点から、運営体制が組織化されているかを確認。
予算および安全面は担保されているか
トラブルを未然に回避する計画があるかを厳重にチェック。
承認された記録や実際の申請書は、すべて同窓会専用のGoogle ドライブにてクラウド保存します。各部長へ適切なアクセス権限を付与し、いつでも確認可能な状態を担保します。
Shared Drive
運営委員会共有フォルダ／申請書アーカイブ
会員数の減少（目標610名に対し実績570名程度）および積み立て金の枯渇が迫っています。このまま現状維持を続けた場合、約40万円の予算不足に陥る試算が示されました。支出削減と新たな収入源の獲得が急務です。
① 旅費交通費の廃止
理事の旅費交通費（上限1,000円）を一律廃止します。
② 広報紙の郵送削減
原則手渡し、またはデジタル配信へ移行し、郵送費を大幅削減。
③ 3大行事の見直し
体育祭、芸能大会、作品展の規模縮小、会場変更、日程短縮を検討。
誰もが納得できる公平かつ明確な算出ルールを再構築します。 これに伴い、「活動実態のない同好会」や「会員名簿を提出できない同好会」への助成金は、厳格に制限対象とします。
基盤の強化
新規「事業収入」の創出
【寄付金の要請】 顧問等に対し、財政安定のための自主寄付の可能性を慎重に打診・模索します。
以下の3領域を魅力化の「フック」として集中的に推進。入会するメリットを対外的にわかりやすく可視化します。
💻
パソコン
(ITスキル)
🀄
健康/
麻雀
🚌
旅行・
体験型イベント
現在、個人の自宅等に分散保管されてしまっている同窓会の大切な備品を一手に集約するため、トランクルームの契約を本格検討中。
引き続き検証中の要点：
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